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Si vous avez aimé G Suite, vous allez adorer Google Workspace. Depuis le 6 octobre 2020, Google a choisi de rebaptiser son offre G Suite en Google Workspace. Adaptée pour les secteurs d’activité tels que le secteur public, le BTP ou les organisations en général, cet espace intégré offre des solutions encore plus flexibles. En faisant la part belle à Gmail qui devient une pierre angulaire d’un espace personnel et collaboratif de l’utilisateur aux côtés de Google Agenda et de Google Contacts, la messagerie se dote de salons de discussion et permet de démarrer une visioconférence sans être pour autant obligé de recourir à un nouvel onglet. Avec la fonctionnalité qui permet directement dans un salon de collaborer à plusieurs dans un Google Docs intégré, ces nouvelles fonctionnalités viennent donner une dimension encore plus innovante aux outils de communication et de collaboration de Google Cloud.
Qu’est ce que Google Workspace ?
Google Workspace est défini par Google comme étant “un espace de travail intégré et simple à utiliser qui vous permet de travailler plus facilement en réduisant les temps de gestion”.
Toujours plus de collaboration
Afin d’améliorer les performances des organisations, Google Workspace ajoute aux meilleurs atouts de G Suite des fonctionnalités qui augmentent l’intégration entre les différentes applications venant ainsi dépasser la notion de “suite applicative” pour révéler un nouvel espace collaboratif de travail.
Il s’agit donc d’une suite d’outils collaboratifs permettant de travailler de manière plus productive depuis n’importe quel appareil et n’importe quel endroit. Google Workspace représente un espace de travail sécurisé, accessible avec ou sans connexion internet (selon certaines conditions). On peut alors se demander ce qui change par rapport à G Suite ?
Par exemple, la messagerie instantanée Google Chat et la visioconférence Google Meet se voient augmentées d’innovations parfois étonnantes. Dans Google Chat, l’utilisation de bots tels que le bot Drive permettra considérablement de gagner du temps en étant averti lors de demandes d’autorisation d’accès ou lors du traitement de commentaires. Dans Google Meet, l’ajout d’outils d’animation des visioconférences permet par exemple de créer de rapides sondages ou de permettre aux participants de poser des questions et de signaler à l’animateur celles qui sont les plus populaires.
Google Workspace procure ainsi encore plus d’efficacité pour un travail en groupe extrêmement fluide au moyen d’outils de plus en plus intuitifs et toujours aussi mobiles.
Les outils Google Workspace
Dans ce segment, nous vous présentons les principaux outils de Google Workspace, tous inclus dans chacune des licences proposées par Google.
- Gmail : outil de messagerie, possédant un espace de stockage important et une barre de recherche très puissante. Google vous propose de créer une adresse mail avec un nom de domaine professionnel personnalisé selon votre type licence (exemple@nomdedomaine.com),
- Docs, Sheets et Slides : la suite bureautique (outils de travail collaboratif). De nombreuses fonctionnalités sont à découvrir. Vous pourrez, par exemple, commenter, collaborer sur un document de manière instantanée, accéder à l’historique d’un document, rétablir une sauvegarde ou encore attribuer des droits de modifications ou simplement des droits de lecture,
- Google Forms : outil permettant de créer des formulaires, questionnaires personnalisables. La collecte de données et leur analyse sont simplifiées,
- Google Drive : espace de stockage et de partage accessible depuis n’importe quel appareil, avec un moteur de recherche très puissant. Vous pourrez, en plus de stocker vos documents, les partager avec qui vous le souhaitez, que ce soit une personne extérieure ou non à votre organisation,
- La visioconférence Google Meet et la messagerie instantanée Google Chat (offrant de nombreuses fonctionnalités – découvrez notre article dédié à la visioconférence)
- Google Agenda : calendrier simple d’utilisation. Il vous permet d’avoir accès aux agendas de vos collègues, mais aussi de garder des événements privés c’est-à-dire non visibles par vos collaborateurs. La prise de rendez-vous est largement simplifiée puisque Google Agenda vous propose différents créneaux durant lesquels les collaborateurs sont tous libres.
- Google Keep : pour les prises de notes, de listes, et également l’intégration de photos ou audios, que vous pouvez partager avec vos collaborateurs par exemple,
- Google Site : pour la création de site internet, simple et sans codage ni programmation,
- Current : espace de communication et d’échanges avec vos collègues
- Jamboard : tableau blanc numérique, utile lors de brainstormings par exemple.
L’utilisation et l’adoption de ces outils Google se fait facilement et rapidement, tout en garantissant la sécurité de vos données.
A qui s’adresse Google Workspace et à quel prix ?
Pour qui ? Quelques références
Google Workspace s’adresse bien entendu à tous types d’organisations, que vous soyez une entreprise, une PME ou un grand groupe mais également une association, un établissement scolaire ou universitaire ou encore un établissement du secteur public.
Aujourd’hui, le succès de Google Workspace a permis à Google Cloud d’inscrire des groupes du CAC 40 parmi ses clients. Ils sont à ce jour cinq à utiliser l’environnement de travail collaboratif Google Workspace (Air Liquide, Airbus, Carrefour, Essilor, Véolia). Séduits tout d’abord par les fonctionnalités innovantes des outils de communication tels que Gmail, ils ont pu apprécier par la suite la pertinence et la puissance des outils collaboratifs offerts par Google Drive.
Au-delà des aspects fonctionnels et des usages, ce sont surtout les engagements contractuels de très haute disponibilité et de sécurité qui ont permis à Google d’emporter des marchés complexes. Le poids et le prix du changement ont été balayés par les perspectives de bénéfices associés à ce changement de paradigme.
Quelles sont les offres ?
La segmentation de l’offre évolue également avec deux gammes de licences :
- Workspace Business, déclinée en 3 versions (Starter, Standard et Plus) répond en priorité aux besoins des organisations de moins de 300 utilisateurs.
| Business Starter | 4,68€ par utilisateur et par mois |
| Business Standard | 9,36€ par utilisateur et par mois |
| Business Plus | 15,60€ par utilisateur et par mois |
- Workspace Enterprise déclinée en 4 versions (Frontline, Essentials, Standard et Plus) pour les organisations de plus de 300 utilisateurs – pour plus de précision sur les différents tarifs, merci de contacter le service commercial GoWizYou.
Toutes ces licences comprennent les outils suivants : Gmail, Google Drive, Google Chat, Google Meet, Calendar, Currents, Jamboard, la suite bureautique (Docs, Sheets, Slides), Keeps, Sites et Forms.
Au-delà du nombre d’utilisateurs, ce sont avant tout vos usages qui nous permettront de vous guider dans le choix de la version la plus adaptée à vos besoins. GoWizYou vous accompagne effectivement dans le choix de la licence la plus adaptée à vos besoins et à votre organisation, tout au long du processus de migration vers Google. Nous proposons également des formations, notamment pour l’utilisation des outils, ainsi que la réalisation d’audit.
La console d’administration Google permet de gérer les utilisateurs, les appareils, les paramètres et données. Cela permet la sécurité et le contrôle de vos données. Une formation à l’utilisation de cette console d’administration peut également être dispensée par GoWizYou.
Pourquoi adopter Google Workspace ?
Adopter la solution Google Workspace au sein de son organisation représente de nombreux avantages. L’avantage à retenir est sans doute le renforcement du travail collaboratif et en équipe. Cela permet une optimisation du travail et une augmentation de la productivité.
Le travail collaboratif (notamment grâce à la suite bureautique Google), la notion de partage, les outils de communication (les outils de messagerie et de visioconférence), l’accessibilité ainsi que l’espace de stockage (Google Drive) permettent au travail (et bien évidemment au télétravail, dispositif pérenne aujourd’hui) d’être simple et bien plus efficace.
Pour les plus réfractaires à l’idée de migrer vers Google Workspace, il est important de préciser que la mise en œuvre technique est rapide, que ces outils sont simples d’utilisation et que leur adoption, par les employés et autres acteurs des organisations, se fait rapidement.
De plus, Google soutient les engagements écologiques et a mis en place des solutions durables. On peut notamment souligner le fait que Google ait obtenu un bilan carbone neutre depuis plusieurs années. Vous pouvez d’ailleurs découvrir notre article dédié à ce sujet et à la Journée de la Terre du 22 avril.
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