Léon Grosse : Rapprocher les bureaux et les chantiers grâce à Google Workspace

Focus – Léon Grosse rapproche les bureaux et les chantiers grâce à Google Workspace

Léon Grosse, un projet numérique moderne

Montrer la voie en construisant un projet moderne et numérique

Des stades et gares à la tour du Parlement européen à Strasbourg, Léon Grosse a participé à la construction et à la rénovation d’infrastructures civiles majeures sur le territoire français. L’entreprise familiale s’est développée au cours du siècle dernier pour devenir un acteur incontournable du secteur français du BTP (bâtiment et génie civil) et cherche aujourd’hui à montrer la voie en termes de modernisation et de numérisation du secteur.

"Nous avons des employés qui travaillent dans des bureaux ainsi que dans des studios de design, et bien entendu sur des chantiers de construction. Or, tous ces collaborateurs ont tous besoin de travailler ensemble et efficacement. Ainsi, nos employés doivent accéder aux informations à partir de n'importe quel appareil, en temps réel et de manière collaborative, pour rester productifs."
Franck Melquiot
Franck Melquiot
Ancien responsable des infrastructures informatiques chez Léon Grosse

Selon un rapport de 2018, de plus en plus d’entreprises du secteur se concentrent sur l’innovation et les outils numériques. Il s’agit d’une tendance clairement impulsée par de nouvelles startups qui entrent dans le domaine et interagissent avec des groupes établis, des investisseurs ainsi que des chercheurs. “Le secteur de la construction évolue très vite”, confirme Franck Melquiot, responsable de l’infrastructure informatique chez Léon Grosse. En 2016, pour garder une longueur d’avance et consolider sa croissance, Léon Grosse a lancé sa propre stratégie de transformation numérique dans le but de favoriser une collaboration plus étroite et plus efficace au sein de l’entreprise.

“Nous comptons 2 300 salariés au total” précise Franck. “Ils sont répartis dans une trentaine de bureaux en France, deux dans les DOM-TOM et plus de 200 chantiers connectés. Mais peu importe où ils se trouvent, tous ces gens ont besoin de pouvoir échanger facilement des idées et des informations. Avec ses anciennes solutions de messagerie et de calendrier mais aussi ses logiciels de productivité, les employés n’étaient pas en mesure de collaborer efficacement. Pour accéder aux serveurs centralisés, ils devaient se connecter via un poste de travail en réseau, ce qui limitait le travail mobile. Ajoutons que dans ce contexte, peu choisissaient la vidéoconférence car le système était lent et difficile à utiliser.”

Franck et son équipe ont été chargés d’améliorer les flux de travail quotidiens des employés des diverses divisions, y compris les équipes de gestion et de soutien administratif au bureau. Tout comme les maçons, menuisiers et ouvriers du bâtiment qui sont basés sur les chantiers. Après avoir invité les employés à tester et comparer le potentiel collaboratif de plusieurs solutions, l’entreprise a choisi Google Workspace pour ses besoins de communication et de productivité sur la base des commentaires positifs des employés de toutes les divisions.

Formation et assistance Google Workspace pour une migration en douceur

Dans le secteur de la construction, les projets reposent sur une planification financière rigoureuse et une organisation stricte des tâches. Dès lors, les employés ont besoin de bons outils pour travailler ensemble efficacement. “Avec leur précédent équipement, nos collaborateurs ne pouvaient pas travailler à distance. Comme il était difficile de dire quelle était la dernière version d’un fichier, car ils étaient échangés en pièces jointes”, partage Franck. L’entreprise voulait donc trouver un moyen d’améliorer l’ensemble des processus, tout en réalisant des économies dans la mesure du possible.

"Avec Google Meet, un appel peut être passé en quelques clics, soit en salle de réunion, soit depuis un poste de travail, ou même sur site depuis des téléphones portables. "
Franck Melquiot
Franck Melquiot
Ancien responsable des infrastructures informatiques chez Léon Grosse

Pour choisir la meilleure solution, l’équipe informatique a demandé aux employés de différentes divisions de tester Google Workspace aux côtés d’un concurrent direct, en leur donnant un ensemble de tâches quotidiennes à comparer comme la collaboration sur un fichier. “Très vite, il est devenu évident que Google Workspace était leur choix préféré”, précise Franck.

Afin d’aider le personnel à tirer le meilleur parti du nouvel environnement numérique, Léon Grosse a travaillé avec son partenaire d’implémentation GoWizYou pour dispenser un ensemble de formations par le biais de sessions en ligne et d’ateliers en présentiel. « En plus de former des ambassadeurs dans chaque service pour faire connaître la puissance de Google Workspace, nous avons utilisé Google Sites pour créer un espace web avec du contenu en ligne et des forums où les employés pouvaient poser des questions et partager des conseils », explique Franck. “GoWizYou fournit également un support technique et est en mesure d’offrir des solutions à toutes les questions que nous pourrions avoir.”

Une communication facilité pour un travail plus efficace

Lors de la première phase d’adoption, Léon Grosse a fait basculer ses employés vers Gmail et Calendar, ainsi que Drive, Docs, Sheets et Slides.

Ainsi, les employés peuvent désormais communiquer et travailler ensemble dans des conditions totalement renouvelées. “Nos équipes de chantier se sont vraiment appropriées les nouveaux outils” explique Franck. “Par exemple, un site a mis en place un calendrier Google partagé pour suivre les livraisons de matières premières, afin que tout le monde puisse savoir quand le camion malaxeur doit arriver.”

Pour avoir un retour d’expérience sur le fonctionnement des outils, Franck et l’équipe informatique réalisent des enquêtes de satisfaction auprès des collaborateurs via Forms.  “Auparavant, nous n’avions pas de moyen simple pour recueillir des commentaires”, explique Franck. “Mais maintenant, c’est très simple à faire, et nos employés créent même des sondages eux-mêmes !”.

L’équipe informatique utilise aussi un calendrier partagé pour annoncer les travaux de maintenance informatique prévus, et l’équipe de communication utilise Sites pour tenir les employés au courant des développements telle que l’avancée de sa branche phare de l’innovation technologique à Versailles-Chantiers.

Faciliter le travail à distance partout

Avec l’aide de GoWizYou, Léon Grosse a installé les kits Google Meet dans les salles de réunion de ses 30 sites, pour permettre aux employés de passer rapidement et facilement des appels vidéo. “Avant, tout allumer pouvait prendre cinq minutes, et parce que se connecter était compliqué, les gens évitaient de l’utiliser”, explique Franck. “Avec le matériel Google Meet, un appel peut être passé en quelques clics, soit en salle de réunion, soit depuis un poste de travail, ou même sur site depuis des téléphones portables”. Le projet a été achevé en trois mois, avec des techniciens GoWizYou visitant chaque site pour assurer la meilleure configuration possible.

“Grâce à Google Workspace, il est beaucoup plus facile de, simultanément, se procurer les informations nécessaires auprès de n'importe quel service et de nous concentrer sur un problème. Cela a amélioré la puissance collaborative de notre entreprise.”
Franck Melquiot
Franck Melquiot
Ancien responsable des infrastructures informatiques chez Léon Grosse

En connectant les employés de bureau avec les chantiers, l’amélioration des installations de visioconférence a permis de réduire considérablement les frais de déplacement, car les réunions peuvent être effectuées à distance. L’entreprise dispose également de deux Jamboards, dont un sur son site majeur Versailles-Chantiers, pour accompagner la création de présentations lors de réunions à distance.

Avec Google Workspace, les collaborateurs de Léon Grosse peuvent ainsi travailler en étroite collaboration les uns avec les autres. “Grâce à Google Workspace, il est beaucoup plus facile de, simultanément, se procurer les informations nécessaires auprès de n’importe quel service et de se concentrer sur un problème », explique Franck. “Cela a amélioré le pouvoir de collaboration de notre entreprise.”

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