Focus sur Eaux de Vienne

Eaux de Vienne, améliorer le flux d’informations avec Google Workspace

Eaux de Vienne a donc choisi Google Workspace pour bénéficier de services de messagerie plus rapides, et permettre à son personnel de travailler sur le terrain et de collaborer plus efficacement. L’objectif : gagner du temps et améliorer les performances opérationnelles.

  • Améliore la communication en limitant les interruptions (même dans les zones de faible connectivité)
    et accélère la recherche d’e-mails
  • Favorise une collaboration et un partage des ressources productifs entre les employés avec Google
    Agenda et Google Drive
  • Centralise les capacités d’administration de plusieurs services, ce qui permet à l’équipe d’assistance
    informatique de travailler plus efficacement

Eaux de Vienne

Savez-vous d’où vient l’eau du robinet ? L’eau potable et l’assainissement constituent des ressources essentielles qui nécessitent beaucoup de gestion et d’entretien. Dans le département de la Vienne, dans l’ouest de la France, un partenariat public se charge d’assurer la salubrité des eaux destinées à un usage public et domestique. Eaux de Vienne – Siveer approvisionne 80 % de la population du département : le syndicat dessert environ 330 000 habitants en eau potable et entretient 9 400 km de canalisations.

“La mobilité est essentielle. En effet, la plupart de nos 400 employés travaillent sur le terrain pour installer ou réparer des canalisations et des compteurs d'eau. Ils ont besoin d'outils pratiques et fiables pour communiquer avec leurs collègues”.

Vincent Murat, Responsable des technologies de l'information chez Eaux de Vienne

Eaux de Vienne a divisé le département en 10 territoires, qui sont tous dotés d’un site opérationnel. Le siège du syndicat des eaux est situé dans le chef-lieu du département, à Poitiers. “Chaque territoire est représenté par des élus référents et un comité local”, déclare Vincent Murat, responsable des technologies de l’information chez Eaux de Vienne. “Cela nous permet de rester proche des villes que nous desservons et de répondre aux besoins locaux.” En répartissant les ressources sur tous ses territoires, le syndicat peut assurer ses missions avec le meilleur niveau de service possible : distribuer l’eau potable, assainir les eaux usées et entretenir les infrastructures.

Afin de partager les compétences en interne et de mutualiser efficacement les ressources, Eaux de Vienne doit pouvoir diffuser facilement les informations et assurer la collaboration sur tous ses territoires. En effet, si un problème survient dans une partie du réseau, les équipes présentes à proximité ont besoin de se réunir rapidement pour le résoudre. Cependant, l’ancien système de messagerie du syndicat était lent et peu intuitif. Pour accéder à des fichiers à distance, les employés devaient utiliser un VPN. Or dans la Vienne, le débit Internet est très variable.

Par conséquent, l’expérience était loin d’être optimale pour les employés d’Eaux de Vienne. En 2017, le syndicat a donc commencé à chercher une autre solution. Il a finalement choisi Google Workspace par l’intermédiaire de GoWizYou, partenaire Google Cloud. Cette plate-forme propose tous les outils collaboratifs dont Eaux de Vienne souhaitait s’équiper. “La mobilité est essentielle. En effet, la plupart de nos 400 employés travaillent sur le terrain pour installer ou réparer des canalisations et des compteurs d’eau”, explique Vincent Murat. “Ils ont besoin d’outils pratiques et fiables pour communiquer avec leurs collègues.”

Choisir une solution qui répond aux besoins des employés

Lorsqu’on travaille à distance, il est parfois difficile de maintenir sa connexion, surtout lorsqu’on ne dispose pas d’un réseau Internet fiable. “Nous utilisions un fournisseur en ligne, mais nous devions quand même installer des clients de messagerie sur nos ordinateurs pour compenser les connexions intermittentes au serveur. Cela nécessitait d’accomplir plus de tâches d’administration”, déclare Vincent Murat. Les employés présents sur le terrain avaient des difficultés à communiquer avec ceux du bureau. Pour les équipes administratives, des tâches simples étaient longues à réaliser. “Rechercher un e-mail pouvait prendre jusqu’à 40 secondes. Cela représentait une perte de temps considérable sur une semaine de travail”, ajoute Vincent Murat. Eaux de Vienne souhaitait s’équiper d’une solution de messagerie compatible avec la bande passante disponible, qui permettrait aussi de renforcer les capacités de collaboration.

“Dans Gmail, on peut trouver ce qu'on recherche presque instantanément. Nous ne perdons plus de temps à chercher des informations ou à classer les e-mails afin de pouvoir les retrouver plus tard”.

Vincent Murat, Responsable des technologies de l'information chez Eaux de Vienne

Après un appel d’offres public, le syndicat des eaux a choisi Google Workspace en raison de la variété d’outils proposés sur une seule et même plate-forme. “Nous avons réalisé des tests pour vérifier que cette solution fonctionnait avec la bande passante disponible”, indique Vincent Murat. “Certaines fonctionnalités comme la modification de fichiers Docs et Sheets hors connexion nous permettent également de travailler plus efficacement à distance.”

Eaux de Vienne a dès le départ impliqué ses employés dans le processus de sélection, afin de s’assurer qu’ils approuvent le changement. “Nous avons invité un panel d’utilisateurs composé de responsables, d’employés administratifs et de techniciens à assister à la présentation des offres”, précise Vincent Murat. “Ils ont été véritablement impressionnés par toutes les fonctionnalités proposées par Google Workspace. Ils ont constaté qu’ils pourraient améliorer considérablement leurs performances et leur efficacité.” Les membres du panel ont été parmi les premiers à utiliser cette solution. En effet, ils ont reçu une formation lors de la première phase du déploiement pour apprendre à exploiter au mieux ces outils.

Afin de s’adapter à tous les utilisateurs, GoWizYou a proposé deux niveaux de formation en fonction des besoins et des connaissances préalables des employés. “Comme toujours, nous mettons l’accent sur la formation et la transmission de notre expertise”, déclare Patrick Le Roux, PDG et cofondateur de GoWizYou. “Nous avons migré les adresses e-mail des employés avant la formation, afin qu’ils puissent utiliser leurs propres données (e-mails, agendas, contacts et documents) lors des sessions en présentiel”, ajoute-t-il. “Les employés n’ont pas tous le même niveau de maîtrise des outils informatiques, et la première formation a été essentielle pour les mettre sur la voie. Nous offrons également une assistance à plus long terme qui leur permettra, selon nous, de vraiment tirer profit des outils Google Workspace.”

Entre janvier et mars 2018, les 400 employés d’Eaux de Vienne ont migré vers Google Workspace. Ils peuvent maintenant accéder facilement à leurs e-mails depuis leur ordinateur au bureau, ou à distance sur tablette ou mobile. Leur bureau virtuel les accompagne dans leurs déplacements grâce à Chrome. “Avec le navigateur Chrome, nos employés peuvent retrouver leurs favoris et leur historique de navigation en quelques clics. En outre, la console d’administration de Chrome nous offre plus de sécurité : elle nous permet par exemple de configurer facilement et rapidement certains paramètres comme la liste blanche des extensions”, indique Vincent Murat. Avec Gmail et Cloud Search, le service de messagerie est plus fiable, et la recherche d’e-mails est désormais simple et rapide. “Dans Gmail, on peut trouver ce qu’on recherche presque instantanément.” “Nous ne perdons plus de temps à chercher des informations ou à classer les e-mails afin de pouvoir les retrouver plus tard.”

Encourager la collaboration grâce aux agendas et aux fichiers partagés

En plus d’avoir résolu les problèmes de messagerie d’Eaux de Vienne, Google Workspace a également transformé la manière dont les employés collaborent. Pour organiser des réunions, ils peuvent envoyer des invitations via Agenda et n’ont plus besoin de se téléphoner. Docs permet ensuite aux participants de définir l’ordre du jour. Forms facilite la prise de décision en équipe, par exemple au sujet des ressources comme les salles de réunion. “Nous avons utilisé Forms pour créer un questionnaire permettant aux employés de choisir le nom des salles de réunion. Chacune d’elles correspond à une rivière de la région”, déclare Vincent Murat.

Un groupe de 50 employés collaborant sur certains projets administratifs bénéficie d’un accès à des Drive partagés, ce qui a complètement changé leur manière de travailler. “Nous utilisons maintenant Docs et des Drive partagés pour modifier nos documents administratifs dans lesquels figurent les comptes rendus des réunions et les décisions adoptées”, ajoute Vincent Murat. “Nous contrôlons chaque étape du processus en fournissant les accès nécessaires aux Drive et à Docs au personnel administratif et aux membres de l’équipe de direction concernés.” Vincent Murat considère que cette procédure optimisée est plus sûre sur le plan juridique et permet de gagner environ une semaine sur la finalisation de chaque document.

“Nos employés bénéficient d'un dispositif plus fonctionnel grâce à l'optimisation de nos opérations informatiques quotidiennes. Nous les aidons à travailler partout où ils se trouvent et à collaborer plus efficacement en interne, mais aussi avec nos partenaires et nos fournisseurs”.

Vincent Murat, Responsable des technologies de l'information chez Eaux de Vienne

Simplifier les tâches d’administration pour gagner du temps et améliorer les services

Eaux de Vienne a également recours aux comptes Google Workspace pour gérer les accès à Google Maps Platform. Pour ce faire, le syndicat utilise les API Google Maps, y compris l’API Geocoding et l’API Maps JavaScript, afin d’intégrer une fonctionnalité de mappage dans ses applications internes et externes. “Google Maps Platform nous permet de développer une application qui affiche les travaux en cours, ainsi que des outils internes comme une application de suivi des véhicules”, précise Vincent Murat. “Nous avons choisi cette solution en raison de sa fiabilité et de ses performances élevées qui nous aident à proposer une expérience fluide. De plus, nos équipes et nos clients trouvent l’interface intuitive et facile à utiliser.”

L’équipe informatique d’Eaux de Vienne gagne un temps considérable sur ses opérations et sur ses tâches d’administration. En effet, elle peut maintenant gérer les profils utilisateur, les groupes et les droits d’accès sur une seule et même plate-forme. Le syndicat avait recours à une plate-forme externe pour gérer ses nombreux appareils mobiles Android. Désormais, il peut le faire via le gestionnaire des points de terminaison Google disponible dans la console d’administration Google. Cette interface lui permet également d’effacer le contenu des appareils à distance en cas de perte ou de dommage. “Cette fonctionnalité est primordiale, car certains de nos employés utilisent leur mobile personnel pour accéder à leurs e-mails professionnels”, souligne Vincent Murat. “Nous bénéficions d’un niveau accru de contrôle, et cela réduit nos inquiétudes en termes de sécurité.”

Afin de tirer davantage profit de l’exécution de Chrome OS à partir d’une console d’administration centralisée, Eaux de Vienne envisage d’utiliser des Chromebooks. “Nous disposons déjà d’un appareil que nous mettons à la disposition de nos employés. Nous prévoyons maintenant d’installer deux Chromebox à l’entrée de nos bureaux et dans nos salles de réunion”, déclare Vincent Murat.

Avec l’aide de GoWizYou, Eaux de Vienne réfléchit également à développer son utilisation des outils Google, y compris Google Cloud. “Nous nous intéressons à Compute Engine pour héberger les serveurs d’applications et à BigQuery pour créer un entrepôt de données”, indique Vincent Murat. “Ce sont des projets que nous évaluerons au cours de l’année 2020-2021.” “Nos employés bénéficient d’un dispositif plus fonctionnel grâce à l’optimisation de nos opérations informatiques quotidiennes. Nous les aidons à travailler partout où ils se trouvent et à collaborer plus efficacement en interne, mais aussi avec nos partenaires et nos fournisseurs”, explique-t-il.

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