Le travail en équipe exige une certaine organisation de la part des différents intervenants. Par exemple, en gestion de projet, les difficultés majeures peuvent être liées aux (trop) nombreuses réunions (qui s’éternisent) ; à la communication (ou plutôt la non-communication) ; et enfin à la planification du travail (souvent trop linéaire).
Pour résoudre ces problèmes, les outils collaboratifs se présentent comme des alliés indispensables.
Or, depuis 2006, Google s’est lancé dans le développement d’un espace numérique de travail précisément à l’attention des organisations (entreprises, associations, secteur de l’éducation). Comme nous allons le voir, cet espace est clairement destiné à améliorer la collaboration. Son nom ? Google Workspace.
Nous vous proposons dans cet article de découvrir ensemble cet environnement numérique de travail puis d’explorer cinq points forts.
Google Workspace, entrée en matière
Gmail, votre compagnon long courrier
En tant que particulier, peut-être avez vous un compte Gmail ? Et si ce n’est pas le cas, autour de vous c’est certain, plusieurs de vos amis ou de vos proches en possèdent un. En 2018, Google recense 1,5 milliard de comptes Gmail grand public actifs dans le monde ! Et rien qu’en France, sur les 68 millions de boîtes mail, Gmail représente la plus grande part de marché avec 18,5 millions (en avril 2020).
Dans les solutions professionnelles proposées par Google, si le socle applicatif est le même que pour le grand public, l’accès à un compte est payant moyennant l’achat d’une licence par utilisateur. Ce contrat, signé entre Google et votre organisation, garantit l’accès à un plus grand nombre de services ; à un engagement de disponibilité de 99,98% ; mais aussi et surtout à l’absence d’utilisation des données à des fins commerciales. Ajoutons enfin que ce contrat offre des usages sans publicité. Il est à noter que les adresses mail de votre organisation auront leur propre domaine : de la sorte, vos adresses se termineront par le nom de votre institution (@gowizyou.com par exemple) au lieu du traditionnel @gmail.com.
Bien plus qu’une adresse électronique
D’autre part, intégrées à Gmail, plusieurs solutions viennent enrichir la gestion des courriels. Dans un volet dédié à la communication instantanée, vous pourrez ainsi utiliser Google Chat pour des échanges rapides ; ou bien créer un salon commun à une équipe pour, par exemple, gérer l’avancement d’un projet. Enfin, l’intégration avec Google Meet permet la création de visioconférences, outil ô combien utile dans ces temps de travail à distance.
Google Cloud Platform, une structure dans le nuage
Google utilise, pour le développement et l’hébergement de ses services (dont Gmail), une puissante infrastructure.
Un nuage et deux piliers
Pour rendre ces moyens accessibles aux organisations, Google leur propose Google Cloud Platform (GCP) : une suite de services de cloud computing, la fameuse informatique dans le nuage.
La plateforme offre de nombreux outils système permettant l’hébergement de machines virtuelles et d’applications des plus simples aux plus avancées.
Vers une infrastructure allégée
Potentiellement, c’est le système d’information tout entier de votre organisation qui pourrait être migré vers GCP. Vous êtes alors dédouanés de la gestion d’un espace dédié à votre informatique et surtout vous pouvez adapter constamment la puissance de traitement nécessaire à vos besoins réels.
Ainsi, sous le vocable Google Cloud sont regroupées les offres GCP et Google Workspace.
Pourquoi adopter les outils collaboratifs de Google ?
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles votre organisation pourrait adopter Google Workspace. Selon une étude de mars 2020, dans le monde, Google Workspace compte plus de 2 milliards d’utilisateurs par mois, répartis dans plus de 6 millions d’entreprises.
Ce nombre impressionnant représente toutes celles et tous ceux qui ont choisi de changer leurs outils de travail et surtout leur manière de travailler. Voici 5 raisons qui ont pu motiver leur choix :
Pour gérer plus efficacement ses mails
Gmail est un outil de messagerie pas comme les autres. Imaginé avec le souci de passer moins de temps à gérer son courrier électronique (une tâche souvent fastidieuse effectuée de bon matin, au moment où notre cerveau pourrait être consacré à des activités plus créatives), le traitement de mails y est abordé d’une manière tout à fait innovante. Paradoxalement, bien qu’un nombre considérable de personnes utilise Gmail, peu sont celles qui en connaissent les spécificités, les subtilités et le potentiel réel. Si vous souhaitez en savoir plus, GoWizYou vous propose des formations en présentiel et en ligne afin de faire de vous le maître de votre courriel !
Parmi les innovations apportées par Google au courrier électronique, citons les libellés ; les filtres ; les conversations ; et surtout la recherche qui repose sur la même technologie que le moteur de recherche bien connu de tous. Ce puissant moteur de recherche permet de retrouver instantanément les échanges utiles.
Fort de toutes ces nouveautés, traiter ses messages peut devenir un plaisir (oui, oui). Un autre changement important est le fait de ne plus avoir à multiplier l’envoi de pièces jointes puisque c’est à travers des liens que l’accès aux informations sera communiqué. Du point de vue écologique, l’avancée est très notable. Et du point de vue sécurité / confidentialité, cette pratique est particulièrement robuste !
Pour faire des réunions des moments efficaces
Google Agenda est un spectaculaire outil de gestion du temps personnel et d’organisation collective. Quel que soit le nombre de participants, en un clic, il devient possible de trouver le premier créneau horaire disponible pour tous. Une autre fonctionnalité permet un gain de temps significatif : toujours en un clic, vous pouvez réserver les espaces de votre organisation. Parfait pour éviter de vous retrouver sans salle de réunion !
Vous préférez une réunion en ligne ? Aucun problème : associé à Google Agenda et à la création d’un événement, il est possible de créer une salle de réunion virtuelle avec Google Meet, l’outil de visioconférence de Google Workspace. À l’heure où la crise sanitaire engage de plus en plus à travailler à distance ou en télétravail, la simplicité d’utilisation de Google Meet devient un argument incontournable.
D’autant plus que les participants à une visioconférence peuvent rejoindre la réunion sans même disposer d’un compte Google ou que Workspace offre la liberté de participer quel que soit le lieu où l’on se trouve et quel que soit l’équipement que l’on utilise (PC, Mac, Chromebook, tablette ou smartphone Android et iOS).
Pour être serein en matière de sécurité
Contrairement aux idées reçues, en confiant leurs données à Google, les organisations augmentent la protection de leurs systèmes d’information et diminuent les risques associés. C’est la raison pour laquelle, dans tous les secteurs d’activité, des acteurs majeurs ont décidé de franchir le pas vers Google Workspace et Google Cloud Platform (GCP). Parmi des entreprises que vous connaissez certainement, citons Airbus, le groupe Auchan, Décathlon ou bien encore Léon Grosse. Du côté des associations, le Secours Catholique et Eduvoices sont deux exemples remarquables. Enfin, dans l’enseignement supérieur, l’ESSEC Business School, ou bien encore l’Université Paris Nanterre ont fait le choix de migrer leur environnement de travail sur Google Workspace.
Preuve de l’engagement de Google sur ce sujet, la société emploie les 400 meilleurs spécialistes mondiaux de la sécurité pour respecter les engagements contractuels pris avec ses clients.
Pour gagner en souplesse… numérique
Traditionnellement, la manière de communiquer et les outils mis à disposition sont déterminants pour la productivité des organisations. Dans ce domaine aussi, les innovations apportées par Google sont à la fois surprenantes et pertinentes. Là où depuis plusieurs décennies la collaboration se résumait à des échanges de fichiers par envoi de pièces jointes dans des mails, Google Drive et sa suite bureautique intégrée permettent le travail simultané de plusieurs collaborateurs sur un même fichier accessible en ligne. Finis les problèmes liés à la multiplicité et à l’identification de la bonne version d’un document. Le gain de temps et l’efficacité sont bien évidemment au rendez-vous !
Pour une équipe plus créative et moins inquiète
Une des manières de développer une organisation est de permettre à chaque individu de libérer son énergie et sa créativité. Mais aussi de lui permettre de dépasser le stress, souvent lié à la quantité de tâches et de sujets à traiter.
Google Workspace, grâce à l’intégration des différentes applications qui le composent, offre de nombreux leviers pour aller dans ce sens.
Ainsi, il est aisé de créer une tâche à partir d’un eMail puis de retrouver le contexte dans son agenda. Le moment venu, il est alors très simple de retrouver tous les éléments liés : courriels, réunions, pièces jointes…
Autre exemple, lorsqu’une personne crée un commentaire vous notifiant dans un document texte, une feuille de calcul ou une présentation, le traitement et les échanges liés à ce commentaire pourront se faire directement dans un mail dit “dynamique” toujours depuis Gmail ! On le voit, Workspace offre l’opportunité de ne plus se perdre dans de multiples fenêtres et applications tout en facilitant la contextualisation des informations.
Pour en savoir plus, contactez-nous !
GoWizYou est une entreprise dédiée aux entreprises, mais aussi aux secteurs public, associatif et éducatif. Partenaire Google, nous apportons aux organisations notre expertise sur l’ensemble des outils Google Cloud dédiés aux professionnels.
Nous mettons en œuvre les solutions Google Workspace et GCP (Google Cloud Platform), nous sommes un des leaders de la distribution BtoB des Chrome Devices (Chromebook, Chromebox for meetings, Chromebase, Jamboard).
En tant qu’Organisme de Formation certifié Qualiopi, GoWizYou accompagne avec passion l’adoption de ces nouveaux outils et les changements d’usage pour les utilisateurs.
Forts de notre expérience et de 10 années de collaboration avec des organisations de tous types, nous tissons des relations de confiance et de fidélité qui nous permettent, selon les objectifs définis, d’impacter durablement et positivement les pratiques mises en œuvre chez nos clients.
N’hésitez pas à nous contacter, nous serions ravis de pouvoir en parler ensemble.
